Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant

Le service de médecine de premier recours assure la prise en charge ambulatoire de patients adultes relevant de la médecine de premier recours. Ce service offre également des prestations de médecine d’urgence ambulatoire à la population. Dans le cadre des missions d’intérêt général des HUG, il offre l’accès aux soins des populations désavantagées de par leur âge, leur statut social, économique, juridique (requérants d’asile, frappés de non-entré en matière, clandestins, prisonniers), ou leurs habitudes de vie ; au besoin, le service de médecine de premier recours assure également la continuité de leurs soins

Description du poste

• Vous assistez le médecin chef ou la médecin cheffe de service pour la gestion et l'organisation administrative du service, dans les domaines cliniques, académiques et de recherches, en assurant l'interface entre les différentes filières professionnelles
• Vous recueillez les informations nécessaires à la constitution des dossiers pour la prise de décisions et en assurez le suivi
• Plus concrètement, vous organisez les séances et les colloques en utilisant les agendas électroniques institutionnels. Vous préparez, suivez et archivez les dossiers des différents projets de service, rédigez les comptes rendus de séance et coordonnez le suivi des décisions prises
• Tout en répondant aux diverses sollicitations comme l’accueil, l’information et l’orientation de la patientèle et des visiteurs et visiteuses, vous menez à bien et de manière autonome la gestion des horaires (VRH), le suivi puis la transmission des évaluations ainsi que des engagements de personnel. Vous assurez la bonne gestion des facturations et remboursements pour les activités de recherche et de formations, la rédaction et la diffusion des programmes de formation interne des médecins ou encore le suivi du budget alloué au service et aux projets du chef de service. Vous garantissez également l’interface avec l’ensemble des secrétariats du service ainsi qu’avec l’administration et les RH du département
• Au sein de l’équipe, vous faites preuve de proactivité et vous développez un lien de proximité avec les collaborateurs et les collaboratrices du service et assurez une continuité dans le secrétariat lors d’absences. Plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate et vous contribuez à un climat de travail positif, permettant à chacun et à chacune de s’exprimer sans jugement
• Dans un service résolument tourné vers l’innovation, qui conçoit des solutions fondées sur l’intelligence artificielle et autres technologies les plus récentes, vous faites preuve d’engagement et d’un réel intérêt à contribuer activement à ces développements
• Vous êtes titulaire d’un certificat fédéral de capacité d’employée ou employé de commerce et du brevet fédéral d’assistante ou assistant de direction
• Vous justifiez d'une expérience de 5 ans minimum dans le domaine du secrétariat médical
• Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral et une capacité avérée de rédaction. La maîtrise de l'anglais niveau B1 ou de l’allemand est un réel atout
• Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced pour Word, Excel, Powerpoint, Outlook et/ou Web) et vous vous adaptez facilement aux nouveaux outils informatiques
• Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi