Description de l'entreprise

• Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2024 en cliquant
• Le prend en charge, sur les plans diagnostiques et thérapeutiques, les patients et patientes adultes souffrant de maladies cancéreuses et pour un accompagnement de la patientèle et de ses proches. L’objectif est d’assurer l’accès au meilleur traitement anticancéreux, de proposer des soins adaptés et d’anticiper sur les besoins de la patientèle hospitalisée (greffe de moelle, thérapie cellulaire, immunothérapie, etc.). Conjointement, le Centre des cancers permet une coordination des activités transversales dédiée à la problématique des cancers entre services et départements
• Il regroupe 4 services (hématologie, oncologie, oncologie de précision et radio-oncologie) et est composé d'environ 300 collaborateurs et collaboratrices
• Vous êtes responsable de l’assistance et du soutien administratif de deux médecins cadres, dont une Responsable d’unité pour toutes les tâches administratives inhérentes à l’activité clinique, académique et de recherche
• Vous assurez l’accueil physique de la patientèle, des collaborateurs et collaboratrices, des visiteurs et visiteuses ainsi que des usagères et usagers, de manière personnalisée, professionnelle et bienveillante
• Vous gérez la planification des consultations médicales simples et complexes sur l’agenda électronique et organisez les examens complémentaires, avec prise de rendez-vous y relative, tout en vous assurant du suivi de la bonne trajectoire du dossier médical et du patient ou de la patiente
• Parallèlement, vous gérez toute la correspondance rédactionnelle (divers rapports médicaux, corrections et mises en page de documents scientifiques) ainsi que la communication ascendante et descendante des deux médecins cadres, en filtrant et priorisant les informations
• Vous organisez les déplacements professionnels, les inscriptions aux formations et effectuez les démarches liées aux remboursements de frais
• Vous participez à l’organisation de réunions, de colloques et de conférences, et assurez la rédaction et la transcription des procès-verbaux
• Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonction comme la gestion téléphonique interne/externe, la messagerie électronique commune, la saisie des horaires, la planification des agendas lors de vacances, le traitement du courrier interne/externe, la commande de matériels et le traitement de la facturation complexe (laboratoire, recherche, UNIGE, Advisory board et autres)
• Dans un esprit de collaboration et de cohésion, vous développez des relations étroites avec vos collègues du Centre du sein. De manière générale, votre sens du service, votre flexibilité et votre polyvalence vous permettent de répondre avec efficacité aux diverses sollicitations du secrétariat

Qualifications

• Vous êtes titulaire d'une maturité commerciale ou d’un CFC d'employé ou employée de commerce et d’une formation administrative supérieur type Brevet fédéral d’assistante ou assistant de direction
• Vous disposez d’une expérience réussie de 5 ans dans un poste similaire. La connaissance des activités académique et de recherche est un atout
• Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée rédactionnelle. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible
• Vous maitrisez une langue étrangère, l’anglais ou l’allemand minimum niveau B2 et possédez des connaissances dans une autre langue
• Vous êtes titulaire du certificat ECDL standard sur Web et niveau Avancé pour Word, Excel, Powerpoint, et vous possédez de très bonnes connaissances des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, E-Procurement, OPALE, GRECO2, Winscribe, VRH)
• Personne dynamique, rigoureuse et méthodique, vous faites preuve d'un sens aigu de l'organisation, de la prise d'initiative et de la planification. Grâce à votre polyvalence, vous êtes en mesure de gérer plusieurs tâches de manière simultanée (gestion des priorités, hiérarchisation des demandes, flexibilité)
• Enfin, vous faites preuve de discrétion et de respect de la confidentialité

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi